Les certificats délivrés par les consulats et les représentants diplomatiques cubains à l'étranger n'ont plus besoin d'être légalisés pour produire des effets à Cuba, suite à l'entrée en vigueur de la .
La norme a été publiée dans la et a établi un délai de 180 jours naturels pour son entrée en vigueur, période qui est maintenant écoulée. Ce changement est particulièrement pertinent pour les Cubains résidant à l'étranger qui ont besoin d'utiliser sur l'île des certificats émis par les représentations diplomatiques de Cuba.
L'article 40 de la Loi 180 stipule que les fonctionnaires consulaires ou diplomatiques autorisés peuvent exercer des fonctions d'enregistrement et précise expressément que « les certificats délivrés par les consuls ou les fonctionnaires diplomatiques cubains à l'étranger pour produire des effets à Cuba ne nécessitent pas de légalisation ».
La mesure évite donc que ces certifications doivent être soumises à une légalisation supplémentaire à Cuba avant d'être utilisées.
La nouvelle législation renforce également les bureaux consulaires en tant que partie intégrante de la structure du registre civil cubain. Parmi leurs fonctions figurent le traitement des demandes d'inscription des faits et actes des Cubains survenus à l'étranger, la délivrance de certificats des inscriptions au registre et l'émission de certificats de capacité légale pour se marier.
Cependant, l'exemption ne signifie pas que tout document obtenu à l'étranger puisse être utilisé directement à Cuba sans légalisation.
La propre Loi 180 stipule que les documents émis par des fonctionnaires ou des autorités étrangères doivent être présentés au Registre Civil avec la légalisation et la protocolisation notariale correspondantes, sauf ceux provenant de pays avec lesquels le Ministère de la Justice a établi des mécanismes pour vérifier leur authenticité.
Le Règlement de la Loi, approuvé par la , maintient comme règle pour les documents étrangers la traduction officielle lorsque cela est nécessaire, ainsi que la légalisation, l'apostille ou la certification consulaire, avec des exceptions pour les pays couverts par des conventions.
La distinction est importante : l’élimination de la formalité concerne les certifications délivrées par les autorités consulaires ou diplomatiques cubaines, et ne s'applique pas de manière générale aux certificats de naissance, de mariage, de décès ou autres documents émis directement par des autorités d'un autre pays.
Le changement s'inscrit dans un processus de modification des démarches documentaires cubaines. En août, à propos d'une clarification de Consultants et Avocats Internationaux (CONABI), ont été expliquées les modifications introduites dans les procédures de légalisation et la différence entre les documents émis par les autorités cubaines et étrangères.
La nouvelle loi sur l'état civil approfondit également l'informatisation du système : elle établit un registre unique pour tout le pays, une base de données centrale et la possibilité de délivrer des certificats avec une signature et un cachet électroniques.
Pour les Cubains qui effectuent des démarches depuis l'étranger, l'entrée en vigueur de ces dispositions peut réduire les étapes dans les procédures impliquant des certifications délivrées directement par les bureaux consulaires cubains et destinées à avoir des effets juridiques sur l'île.
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